Workflows é um módulo para SuiteCRM que permite aos usuários criar processos de workflow personalizados.
Historicamente, esse módulo era chamado de Advanced Open Workflow (AOW).
Ele permite que os usuários acionem várias ações do sistema com base nas condições de qualquer módulo SuiteCRM.
Criação de um processo de fluxo de trabalho
Você pode criar processos de fluxo de trabalho navegando até o módulo ‘Fluxo de trabalho’ no SuiteCRM. Clique no botão ‘Criar fluxo de trabalho’ na barra de ação para iniciar a criação do processo. O primeiro painel permite que os usuários configurem o processo de fluxo de trabalho.
Isso permite que você especifique o seguinte:
Nome – qualquer nome que você deseja dar ao fluxo de trabalho.
Atribuído a – O usuário atribuído ao processo de Workflow.
Módulo de fluxo de trabalho – uma lista suspensa de todos os módulos encontrados na instância SuiteCRM. Este é o módulo em que o Workflow é executado. Por exemplo, quando uma conta é criada / editada.
Status – ativo ou inativo. Apenas processos ativos serão executados, portanto, você pode usar este campo para desativar um Workflow sem ter que excluí-lo.
Executar – controla a forma como o fluxo de trabalho é acionado.
| Ao Salvar | O fluxo de trabalho será executado imediatamente para um determinado registro quando ocorrer uma ação de salvamento no módulo especificado. |
| Ao Agendar | O fluxo de trabalho será iniciado a partir das Tarefas do fluxo de trabalho do processo de trabalho do Scheduler, na próxima vez que o trabalho for executado, e será aplicado a todos os registros no módulo, restrito pela propriedade Executar em e pelas condições do fluxo de trabalho. |
| Sempre | O fluxo de trabalho será executado em ambas as situações descritas acima. |
Executar em – especifica a seleção de registros para os quais o fluxo de trabalho será executado.
| Novos Registros | O fluxo de trabalho será executado apenas para novos registros sendo criados. |
| Registros Modificados | O fluxo de trabalho será executado apenas para registros que já foram criados e estão sendo alterados. |
| Todos Os Registros | Para fluxos de trabalho Ao Salvar, isso significa que o fluxo de trabalho será executado para registros novos e modificados. Para fluxos de trabalho do Ao Agendar, isso significa que o fluxo de trabalho percorrerá todos os registros do módulo, mesmo os antigos que não foram alterados. |
Execuções repetidas – os fluxos de trabalho controlam cada registro individual aos quais foram aplicados no passado. Isso permite que você controle se deseja que as ações do fluxo de trabalho sejam executadas apenas uma vez para cada registro ou repetidamente, conforme o Worfklow é acionado novamente.
| Desmarcado | O fluxo de trabalho será impedido de ser executado em qualquer registro que já tenha sido tratado pelo fluxo de trabalho atual no passado. |
| Verificado | O fluxo de trabalho será executado em todos os registros, independentemente de esse registro já ter sido tratado pelo fluxo de trabalho atual no passado. |
Descrição – útil para incluir uma descrição do processo, seus objetivos pretendidos e outras notas para esclarecer do que se trata o fluxo de trabalho atual.
Condições
Adicionando Condições
Depois de configurado, você pode adicionar condições a um processo de fluxo de trabalho usando o painel de condições. Isso permite que você especifique critérios restritivos para que apenas os registros que correspondem a todas essas condições sejam afetados pelas ações do fluxo de trabalho.
Para adicionar uma linha de condição, você deve clicar em Adicionar condição.
Você pode ter uma quantidade ilimitada de Linhas de Condição. Para adicionar outra linha, clique em Adicionar condição novamente e ela aparecerá.
Na linha, você terá quatro campos; Campo, operador, tipo e valor.
Campo e Operador
Campo é uma lista suspensa que preenche automaticamente todos os campos encontrados no Módulo de Fluxo de Trabalho.
O Campo selecionado determinará as opções disponíveis para Operador e Tipo.
Se o tipo de campo não for um número ou data, os operadores disponíveis serão ‘Igual a’ ou ‘Diferente de’. Para campos de número e data, você também pode escolher entre operadores lógicos adicionais; ‘Menor que’, ‘Maior que’, ‘Menor que ou igual a’ ou ‘Maior que ou igual a’.
Tipos de condição
Você pode especificar processos de fluxo de trabalho para disparar em diferentes tipos de condição. São os seguintes:
Valor – é usado para comparar diretamente o campo a um valor. O tipo de valor oferecido é dinâmico para o tipo de campo do Campo selecionado. Por exemplo, se o tipo de campo for uma lista suspensa, o tipo de campo de valor será a mesma lista suspensa.
Campo – usado para acionar um processo de fluxo de trabalho quando um campo é comparado a outro campo no registro.
Múltiplo – Pode ser selecionado se o campo for um menu suspenso / multisseleção. Isso permite que os usuários especifiquem vários valores para acionar o fluxo de trabalho.
Data – permite especificar o registro a ser selecionado para o fluxo de trabalho após / antes de um período de tempo de outro campo de data ou ‘Agora’. Por exemplo, quando a data de início de uma chamada é ‘Agora + 10 minutos’. Isso só pode ser usado quando o campo é um campo de data. A quantidade de tempo antes ou depois da data pode ser especificada em minutos, horas, dias, semanas ou meses.
Removendo Condições
Você pode remover Linhas de Condição clicando em – no lado esquerdo da condição.
Ações
Adicionando Ações
As ações são definidas no terceiro painel. Eles especificam quais eventos devem ocorrer quando as condições forem atendidas. Você pode adicionar uma ação clicando no botão Adicionar ação.
Isso fará com que a Linha de Ação apareça.
Na linha de ação, você pode selecionar a ação e atribuir um nome a ela. As ações disponíveis são; ‘Criar registro’, ‘Modificar registro’ e ‘Enviar e-mail’. Você pode especificar uma quantidade ilimitada de ações para cada processo de fluxo de trabalho.
Criar registro
Se você selecionar ‘Criar registro’, será solicitado que você selecione um tipo de registro. Este é o tipo de módulo do registro que você está procurando criar.
Uma vez selecionado, você pode adicionar campos ou relacionamentos a este registro usando os botões Adicionar Campo e Adicionar Relacionamento.
Ao adicionar campos, o primeiro menu suspenso na linha será preenchido com todos os campos desse módulo. A segunda lista suspensa permite que você especifique como o valor desse campo será derivado.
Na maioria dos casos, as opções são as seguintes:
- Valor – Isso permitirá que você insira o valor diretamente usando o mesmo tipo de campo do campo selecionado.
- Campo – Isso fará com que o campo tenha o mesmo valor de um campo encontrado no Módulo de Fluxo de Trabalho.
- Data – Selecionável apenas se o campo for um campo de data. Isso permitirá que você especifique o valor como uma quantidade de tempo antes / depois de outro campo de data ou ‘Agora’.
Selecionar o campo ‘Atribuído a’ também oferece mais opções. Bem como por valor e campo, você pode atribuir um usuário por:
Round Robin – Isso selecionará cada usuário por vez.
Menos Ocupado – Selecionará você com a menor quantidade de registros atribuídos a você para esse módulo.
Aleatório – isso selecionará um usuário aleatório.
Para cada uma das opções acima, você pode escolher se deseja ser selecionado entre todos os usuários ou usuários de uma função específica.
Se você tiver o módulo SecuritySuite instalado, poderá também escolher se deseja ser selecionado entre todos os usuários de um determinado grupo de segurança ou todos os usuários de um determinado grupo de segurança com uma função específica.
Ao adicionar relacionamentos, você deve selecionar o módulo relacionado na lista suspensa e, em seguida, selecionar o registro ao qual o novo registro deve estar relacionado.
Modificar registro
Isso fornece a mesma funcionalidade de ‘Criar registro’, mas em vez de criar um novo registro, você está modificando o registro que atendeu às condições do processo de fluxo de trabalho. Com esta ação, você pode modificar qualquer campo encontrado no registro ou pode adicionar um relacionamento a outro registro. Isso é concluído da mesma forma que ‘Criar registro’, exceto que você não é obrigado a especificar o tipo de registro.
Enviar email
A ação ‘Enviar e-mail’ permite que os usuários criem processos de fluxo de trabalho que enviarão um e-mail com base em um modelo para indivíduos.
Usando esta ação, existem quatro tipos diferentes de destinatários.
Email – Isso enviará um email para um endereço de email específico. Você deve especificar o endereço de e-mail e o modelo de e-mail.
Email de registro – Isso enviará um email para o endereço de email principal especificado no registro que acionou o processo de fluxo de trabalho. Isso só pode ser usado se o registro tiver um campo de e-mail, como Contas e Contatos. Para esta opção, você só precisa especificar o modelo.
Usuário – Isso enviará o e-mail para o endereço de e-mail de um usuário especificado. Você deve especificar o usuário destinatário e o modelo do e-mail.
Campo relacionado – Isso enviará um email para o endereço de email principal especificado em um registro de módulos relacionados. Nesse caso, você deve especificar o módulo relacionado (em uma lista suspensa) e o modelo de email.
Campos Calculados
Se você selecionar ‘Calcular campos’ na lista suspensa Ação, a interface do usuário Calcular campos será carregada após um segundo e se parecerá com a imagem abaixo.
Há uma página separada com documentação detalhada das muitas possibilidades de Campos Calculados em Fluxos de Trabalho.
Auditoria de Processo
O OpenWorkflow avançado permite que os usuários auditem seus processos. Na Visualização de detalhes de cada registro de fluxo de trabalho, há um sub-painel denominado ‘Fluxos processados’.
Isso lista todos os processos de workflow que foram acionados, incluindo detalhes no registro que acionou o fluxo, seu status e a data em que foi criado.
Você pode visualizar essas informações em um nível superior clicando no botão ‘Visualizar auditoria do processo’ na barra de ação do módulo. Isso mostrará todos os processos executados para todos os registros de fluxo de trabalho.
Exemplos
Lista de Clientes para Alvo
Este tutorial mostrará como criar um processo de fluxo de trabalho para adicionar contas que são clientes a uma Lista de Destino quando o registro é criado ou modificado. Configuração
- Comece navegando até o módulo Workflow e clicando em ‘Criar Workflow’ na barra de ação.
- Dê um nome ao seu fluxo de trabalho, como ‘Preencher lista de alvos’.
- Selecione Contas como o Módulo de fluxo de trabalho.
- Certifique-se de que as execuções repetidas NÃO estejam selecionadas e o Status seja Ativo (isso deve ser feito por padrão). Opcionalmente, você pode alterar o Assigned-To e adicionar uma descrição.
Condições
- Crie uma nova linha de condição clicando em Adicionar condição.
- Selecione ‘Tipo’ no menu suspenso Campo.
- Mantenha o operador como ‘Igual a’ e o tipo como ‘Valor’.
- Na lista suspensa Valor, selecione ‘Cliente’.
Depois que essas etapas forem concluídas, o painel de Condições deve ter a seguinte aparência:
Ações
Crie uma nova ação clicando em Adicionar ação.
- Selecione ‘Modificar registro na lista suspensa Selecionar ação.
- Usando o campo Nome, dê à ação um nome como ‘Adicionar à Lista de Alvos’
- Adicione uma Linha de Relacionamento clicando no botão Adicionar Relacionamento.
- Um menu suspenso aparecerá acima do botão ‘Adicionar relacionamento’. Selecione o relacionamento nesta caixa suspensa. Neste caso, estamos procurando ‘Listas-alvo: Lista de clientes potenciais’
- Isso preencherá o resto da linha. Clique no botão de seta próximo ao campo relacionado para selecionar sua lista de destino.
Depois que essas etapas forem concluídas, seu painel de ações deve ter a seguinte aparência:
Lembrete de casos
Este tutorial mostrará como criar um processo de fluxo de trabalho para notificar o usuário atribuído e, em seguida, um usuário gerente específico quando um caso aberto não for atualizado / modificado em dois dias. Configuração
- Comece navegando até o módulo Workflow e clicando em ‘Criar Workflow’ na barra de ação.
- Dê ao seu fluxo de trabalho um nome, como ‘Escalonamento de caso’.
- Selecione casos como o módulo de fluxo de trabalho.
- Certifique-se de que as execuções repetidas NÃO estejam selecionadas e o status seja Ativo (isso deve ser feito por padrão). Opcionalmente, você pode alterar o Assigned-To e adicionar uma descrição.
Depois que essas etapas forem concluídas, o primeiro painel deve ter a seguinte aparência:
Condições
Crie uma nova linha de condição clicando em Adicionar condição.
Selecione ‘Data de modificação’ no menu suspenso Campo.
Altere o operador para ‘Menor ou igual a’ e o tipo para ‘Data’
Nos campos de valor, selecione ‘Agora’, ‘-‘, ‘2’, ‘Dias’ em ordem.
Depois que essas etapas forem concluídas, o painel de Condições deve ter a seguinte aparência:
Repita a etapa 1.
Desta vez, selecione ‘Status’ no menu suspenso Campo.
Mantenha o operador como ‘igual a’ e altere o tipo para ‘múltiplo’.
No campo de seleção múltipla de valor, selecione quaisquer valores que signifiquem um caso aberto
Depois que essas etapas forem concluídas, o painel de Condições deve ter a seguinte aparência:
Ações
- Crie uma nova ação clicando no botão Adicionar ação.
- Selecione ‘Enviar e-mail’ na lista inferior Selecionar ação.
- Dê um nome à ação, como ‘Lembrete de usuário atribuído’
- Na Linha de Email, selecione ‘Campo Relacionado’ no primeiro menu suspenso, ‘Usuários: Atribuído a’ no segundo menu suspenso e um modelo de e-mail no terceiro menu suspenso.
Depois que essas etapas forem concluídas, o painel Ações deve ter a seguinte aparência:
Repita as etapas 1, 2 e 3, mas altere o nome dessa ação para ‘E-mail de escalação do gerente’. 2. Na linha de e-mail, selecione ‘Usuário’ e, em seguida, selecione quem deve receber o e-mail. Selecione um modelo de e-mail no terceiro menu suspenso. 3. Quando terminar, clique em Salvar para criar seu fluxo de trabalho.
Depois que essas etapas forem concluídas, o painel Ações deve ter a seguinte aparência:
Acompanhamento de leads da web
Este tutorial mostrará como criar um processo de fluxo de trabalho para atribuir Web Leads a um usuário específico de uma função específica no SuiteCRM. Este usuário será escolhido por round robin. O processo de fluxo de trabalho também definirá uma chamada de acompanhamento para um dia após a criação do lead.
Configuração
- Comece navegando até o módulo Workflow e clicando em ‘Criar Workflow’ na barra de ação.
- Dê ao seu fluxo de trabalho um nome, como ‘Web Lead Assignment and Follow Up’.
- Selecione Leads como o Módulo de Fluxo de Trabalho.
- Certifique-se de que as execuções repetidas NÃO estejam selecionadas e o status seja Ativo (isso deve ser feito por padrão). Opcionalmente, você pode alterar o Assigned-To e adicionar uma descrição.
Depois que essas etapas forem concluídas, o primeiro painel deve ter a seguinte aparência:
Condições
- Crie uma nova linha de condição clicando em Adicionar condição.
- Selecione ‘Lead Source’ no menu suspenso Field.
- Mantenha o operador como ‘Igual a’ e o tipo como ‘Valor’
- No menu suspenso Valor, selecione nossa condição, ‘Web Site’
Depois que essas etapas forem concluídas, o painel de Condições deve ter a seguinte aparência:
Ações
- Crie uma nova ação clicando em Adicionar ação.
- Selecione ‘Modificar registro’ na lista inferior Selecionar ação.
- Usando o campo Nome, dê à ação um nome como ‘Atribuir a Vendas’
- Adicione uma linha de campo clicando em Adicionar campo.
- Selecione ‘Atribuído a’ na nova caixa suspensa que apareceu acima do botão Adicionar campo.
- Altere a caixa suspensa do meio de ‘Value’ para ‘Round Robin’
- Altere a terceira caixa suspensa de ‘TODOS os usuários’ para ‘TODOS os usuários na função’
- Selecione a partir da quarta caixa suspensa na linha ‘Vendas’.
Depois que essas etapas forem concluídas, o painel Ações deve ter a seguinte aparência:
- Agora crie uma nova ação repetindo a etapa 1.
- Desta vez, selecione ‘Criar registro’ na lista inferior Selecionar ação.
- Usando o campo Nome, dê um nome à ação, como ‘Criar chamada de acompanhamento’.
- No menu suspenso Tipo de registro, selecione ‘Chamadas’.
- Clique no botão Adicionar Campo para adicionar um novo campo:
- Selecione ‘Assunto’ na primeira caixa suspensa. Deixe a segunda caixa suspensa como ‘Valor’ e digite o assunto desejado no campo de texto no final.
- Adicione outro campo, desta vez selecionando ‘Data de início’ na primeira caixa suspensa.
- Altere a segunda caixa suspensa de ‘Valor’ para ‘Data’.
- Na terceira caixa suspensa, selecione ‘Agora’. Na quarta caixa suspensa na linha, selecione ‘+’.
- Na caixa de texto digite ‘1’ e no menu suspenso ao lado dela selecione ‘Dias’.
- Adicione outro campo, desta vez selecione ‘Atribuído a’, ‘Campo’, ‘Atribuído a’ – Isso relacionará o usuário atribuído do lead à chamada.
- Você pode adicionar quaisquer outros campos que deseja incluir na chamada nesta fase. Para terminar, clique em Salvar.
Depois que essas etapas forem concluídas, o painel Ações deve ter a seguinte aparência:
