O primeiro ‘Suite’ de módulos avançados é AOS (Advanced Open Sales). Os vários módulos que fazem parte do pacote de módulos AOS permitem que você gerencie os processos de vendas pós-oportunidade, como cotação, faturamento e contratação recorrente.
Essa funcionalidade está disponível para você por meio dos seguintes módulos: Categorias de Produtos, Produtos, Modelos de PDF, Citações, Faturas, Contratos.
Configurações AOS
Você pode personalizar as seguintes configurações nas configurações do AOS:
Período de lembrete de renovação – define quantos dias antes da Data de término do contrato uma chamada de lembrete deve ser criada.
Número da fatura inicial – permite que os usuários definam o número da fatura inicial. Por exemplo, 20001.
Número da cotação inicial – permite que os usuários definam o número da cotação inicial. Por exemplo, 456.
Habilitar grupos de itens de linha – se selecionado, os usuários poderão agrupar itens de linha em grupos. Se não for selecionado, você não poderá usar a funcionalidade do Grupo AOS
Adicionar imposto ao total da linha – se for selecionado, o imposto será adicionado ao total da linha nos itens de linha. Se este não for o selecionado, o total da linha não incluirá impostos.
Depois de configurado, clique em Salvar para aplicar as configurações do AOS.
Módulo de Produtos
Você pode criar registros de produtos usando o módulo Produtos. A criação de produtos permite que os usuários selecionem linhas de produtos ao preparar cotações usando AOS. O módulo de produtos permite que os usuários especifiquem o nome do produto, número da peça, categoria e tipo. Campos adicionais para Produtos podem ser adicionados usando o Studio.
O módulo também permite que os usuários definam um Custo e Preço para o produto. Preço é o preço de venda que será utilizado no processo de cotação. Um contato relacionado pode ser associado ao produto. Este é o ponto de contato com o fornecedor sobre este produto. Se você tiver uma imagem do produto, ela pode ser carregada no registro de produtos. Um URL para a página de produtos em seu site também pode ser especificado.
Módulo de Categorias de Produtos
O módulo Categorias de produtos permite que os usuários estruturem os produtos em uma estrutura de categorias hierárquica. Para criar um registro de categoria de produto, navegue até o módulo Categorias de produto e clique no botão ‘Criar categorias de produto’ na barra de ação.
O campo Categoria pai é um campo de relacionamento com outro registro de categorias de produto.
Se você marcar o campo ‘É categoria pai’, isso significa que a categoria está no nível mais alto.
Depois de selecionado, você não poderá selecionar uma categoria pai usando o campo relacionado.
Modelos de PDF
Criação de modelos
O AOS permite aos usuários gerar documentos PDF e mesclar dados de módulos SuiteCRM. No entanto, você deve criar um modelo PDF primeiro.
Este módulo fornece uma interface WYSIWYG para criar modelos de PDF dinâmicos. Você deve selecionar um tipo. Este é o módulo para o qual você está criando o modelo PDF. Por padrão, os módulos que você pode selecionar são: Cotações Faturas Contas Contatos Leads
Um usuário com acesso de administração pode estender esta lista editando o ‘pdf_template_type_dom’ usando a funcionalidade do editor suspenso. Observe que a lista suspensa ‘Nome do item’ deve ser o nome do diretório do módulo.
Para inserir campos no corpo do modelo, os usuários primeiro selecionarão um módulo. Este será o mesmo módulo que o Tipo ou um módulo relacionado ao módulo Tipo. Isso é selecionado usando o primeiro menu suspenso na linha Inserir campos.
Isso preencherá o segundo menu suspenso com todos os campos encontrados nesse módulo. Depois de selecionar o campo que deseja inserir, o campo de texto será preenchido com o nome da variável do campo. Clique em Inserir para colocar este campo no Corpo do modelo. Se a caixa de seleção Ativo estiver marcada, os usuários poderão gerar PDFs a partir deste modelo. Se não estiver selecionado, você não o fará.
Carregando Amostras
O AOS vem com sete modelos de PDF predefinidos para ajudá-lo a criar o seu próprio. Eles podem ser carregados selecionando o modelo apropriado na lista suspensa Carregar amostra.
Itens de Linha
Ao usar uma amostra para criar um modelo para cotações ou faturas, os itens de linha são formatados em uma tabela. Você pode alterar os campos encontrados nesta tabela, bem como adicionar ou remover colunas. Observe que se você estiver criando o modelo do zero, deverá formatar a seção Itens de linha como uma tabela.
Margens
Na parte inferior da visualização de edição de modelo de PDF, você pode especificar a largura da margem para a saída do PDF.
Cabeçalho e rodapé
Na visualização de edição de modelos de PDF, você também pode definir um cabeçalho e um rodapé para seus modelos. Eles podem ser concluídos usando as áreas de texto Cabeçalho e Rodapé localizadas abaixo da área de texto Corpo.
Gerar Carta
Você pode gerar documentos PDF para contas, contatos e leads usando a funcionalidade Gerar carta.
Clicar no botão Gerar carta encontrado nesses módulos Exibição de detalhes exibirá um pop-up solicitando a seleção de um modelo.
O pop-up do seletor de modelo mostrará todos os modelos ativos que têm o mesmo tipo do módulo do registro.
Clicar no nome do modelo irá gerar um documento PDF com a data preenchida a partir do registro e seus registros relacionados.
A funcionalidade Gerar carta também pode ser acionada na visualização em lista.
Isso permite que você selecione vários registros e clique no botão ‘Gerar carta’ no menu de ação da Visualização de lista.
O processo de geração de PDFs para cotações, faturas e contratos é descrito em suas respectivas seções.
Módulo de Cotações
Criando uma cotação
Você pode criar uma cotação acessando o módulo Cotações e clicando em ‘Criar cotação’ na barra de ações. O primeiro painel permite que você especifique os detalhes relativos à cotação, como Título, Oportunidade relacionada, Estágio e Termos de Pagamento.
O campo Número da cotação é calculado automaticamente.
O segundo painel permite que você especifique a quem se destina a cotação, relacionando uma conta e um contato à cotação. Quando você seleciona a conta, o endereço de cobrança e o endereço de entrega são extraídos dinamicamente da conta e preenchidos nos campos do registro de cotação.
Itens de linha com grupos
O terceiro painel permite que os usuários especifiquem os grupos de cotações, os itens de linha e a moeda. Um Grupo é uma coleção de Itens de Linha com seu próprio Total de Grupo. Um item de linha pode ser uma linha de produto ou uma linha de serviço. Para adicionar um grupo de cotação, clique em Adicionar grupo.
Isso exibirá o Grupo, permitindo que você insira um Nome de Grupo e adicione uma Linha de Produto ou Linha de Serviço. Ele também exibirá os Totais do Grupo.
Para adicionar uma linha de produto, clique em Adicionar linha de produto. Isso permitirá que os usuários façam cotações para Produtos do módulo Produtos.
Para selecionar um produto, você pode começar a digitar no campo Produto ou Número da peça, que fornecerá uma lista de resultados semelhante a qualquer campo relacionado.
Como alternativa, clique no botão de seta próximo ao campo Número da peça.
Isso exibirá uma janela pop-up permitindo que você selecione em uma lista de Produtos.
Depois de selecionar um produto, a lista, o preço de venda e o total serão preenchidos automaticamente. Você pode alterar a qualidade, adicionar descontos (porcentagem ou valor) e aumentar a porcentagem do imposto.
Isso irá alterar os campos Preço de venda, Preço total e Total do grupo. Para adicionar uma linha de serviço, clique em Adicionar linha de serviço. Isso permitirá que os usuários façam cotações para os Serviços.
Para linhas de serviço, você deve especificar o preço de lista. Isso preencherá o Preço de venda. Impostos e descontos podem ser adicionados de forma semelhante à linha de produtos. A AOS manterá um Grande Total para cada Grupo.
O AOS também manterá um Grande Total para todos os grupos combinados.
O campo Frete permite adicionar um custo de frete.
O campo Imposto sobre Envio permite adicionar impostos a este valor. Assim que a cotação for compilada, clique em Salvar para salvá-la.
Itens de linha sem grupos
Criar cotações sem grupos é muito semelhante a criar cotações com grupos. A única diferença é que você não precisa clicar em ‘Adicionar Grupo’. Basta ‘Adicionar linha de produto’ e ‘Adicionar linha de serviço’ à cotação. Sem grupos, você não pode ver os campos Total do grupo. Você verá apenas os campos do Total geral.
Enviando Cotações
Para gerar uma cotação, você pode selecionar um dos três botões a seguir na visualização de detalhes da cotação.
O AOS fornece aos usuários três métodos de envio de cotações:
Imprimir como PDF – permite selecionar um modelo e fazer o download ou salvar um PDF da cotação.
PDF de e-mail – permite selecionar um modelo e então direciona você para a tela ‘Compor’ do cliente de e-mail do SuiteCRM. O PDF da Cotação será anexado ao e-mail e o e-mail será endereçado ao respectivo Contato da Cotação. Isso permite que você preencha o corpo do e-mail.
Email Quotation – direciona você para a tela ‘Compose’ do cliente de email SuiteCRM. O e-mail será endereçado ao respectivo Contato da Cotação. Não haverá nenhum anexo e a Cotação será exibida no corpo do e-mail.
Converter em fatura
Com o AOS, você pode converter cotações em faturas. Isso pode ser feito clicando no botão ‘Converter em fatura’ na visualização de detalhes da cotação.
Esta funcionalidade redirecionará os usuários para a visualização Editar de um registro de fatura.
Os campos serão preenchidos com base em suas contrapartes de cotação e os itens de linha serão copiados. Quando estiver pronto para criar a Fatura, clique no botão Salvar.
Converter uma cotação em uma fatura definirá o status da fatura da cotação como ‘Faturada’.
Criar contrato
Além de converter em fatura, o AOS permite que os usuários criem um contrato com base em uma cotação. Isso pode ser feito clicando no botão ‘Criar contrato’ na visualização de detalhes da cotação.
Isso o redirecionará para a Visualização de Edição de um registro de Contrato, puxando todos os campos apropriados da Cotação. Isso inclui qualquer item de linha na cotação.
Módulo de Faturas
Criação de uma fatura
Criar um registro de fatura é muito semelhante a criar um registro de cotação. Você pode criar uma fatura acessando o módulo Faturas e clicando em ‘Criar fatura’ na barra de ações. O primeiro painel permite que você especifique detalhes sobre a fatura, como status e data de vencimento.
O segundo painel permite que você especifique a quem se destina a fatura, relacionando uma conta e um contato à fatura. Quando você seleciona a conta, o endereço de cobrança e o endereço de entrega são extraídos dinamicamente da conta e preenchidos nos campos do registro da fatura.
Grupos e itens de linha
O AOS permite que os usuários adicionem grupos e itens de linha às faturas. Isso é concluído exatamente da mesma maneira que as cotações. Consulte a seção Cotações para obter detalhes sobre como criar grupos e itens de linha.
Envio de faturas
Para emitir uma fatura, você pode selecionar um dos três botões a seguir na visualização de detalhes da fatura.
O AOS oferece aos usuários três métodos de envio de faturas:
Imprimir como PDF – Permite que os usuários selecionem um modelo e baixem ou salvem um PDF da Fatura.
PDF de e-mail – permite que os usuários selecionem um modelo e direciona você para a tela ‘Escrever’ do cliente de e-mail do SuiteCRM. O PDF da Fatura será anexado ao e-mail e o e-mail será endereçado ao respectivo Contato da Fatura. Isso permite que o usuário preencha o corpo do e-mail.
Fatura de e-mail – direciona você para a tela ‘Compor’ do cliente de e-mail do SuiteCRM. O e-mail será endereçado ao respectivo Contato da Nota Fiscal. Não haverá anexo e a Nota Fiscal será exibida no corpo do e-mail.
Módulo de Contratos
Criação de um contrato
O AOS permite que os usuários criem contratos usando o módulo de contratos.
Quando o contrato é criado, a data do lembrete de renovação é preenchida automaticamente com base na quantidade de dias especificada nas configurações do AOS em Admin. Uma chamada será agendada e atribuída ao gerente de contrato para esta data.
Grupos e itens de linha
O AOS permite que os usuários adicionem grupos e itens de linha para contratos. Isso é concluído exatamente da mesma maneira que as cotações. Consulte a seção Cotações para obter detalhes sobre como criar grupos e itens de linha.
