Cobrimos as várias visões apresentadas a você, portanto, passaremos agora ao gerenciamento de registros. Nesta seção, cobriremos todas as áreas de gerenciamento de registros para que você possa armazenar e gerenciar os dados do cliente com eficiência.

 

Criação de registros
Você pode criar registros dentro de módulos de várias áreas diferentes de sua interface. A seguir estão detalhadas as capturas de tela dos pontos de criação de registros.

Depois de clicar no botão criar, você será levado para a tela de criação. Esta é essencialmente a Visualização de Edição que abordamos anteriormente. Isso permite que você preencha os dados apropriados para esse registro. Os campos com a estrela vermelha * são campos obrigatórios.

A validação é realizada para que um registro não possa ser salvo no CRM, a menos que os dados sejam válidos para os campos obrigatórios.

Depois de preencher todos os dados do registro, você pode salvar o registro que criará o registro dentro do módulo no CRM. Depois de salvo, você será redirecionado para a Visualização de detalhes do registro que criou.

 

Editando Registros
Você pode editar registros dentro de módulos de várias áreas diferentes de sua interface. Detalhados abaixo são capturas de tela de pontos de edição de registro.

Depois de clicar no botão de edição (ou lápis), você será levado para a Visualização de Edição. Isso permite que você edite / preencha os dados apropriados para esse registro. Os campos com a estrela vermelha (*) são campos obrigatórios. A validação é realizada para que um registro não possa ser salvo no CRM, a menos que os dados sejam válidos para os campos obrigatórios.

Depois de editar / preencher os dados do registro, você pode salvar o registro, o que atualizará o registro existente com os novos dados preenchidos durante a edição. Depois de salvo, você será redirecionado para a Visualização de detalhes do registro que editou.

 

Excluindo Registros
Você pode excluir registros dentro dos módulos da visualização de lista e da visualização de detalhes. Detalhados abaixo são capturas de tela de pontos de edição de registro:

 

Método de exclusão de visualização de detalhes
A exclusão de registros da Visualização de detalhes é um processo simples. Você simplesmente tem que clicar no botão ‘Excluir’.

Ao clicar no botão excluir em um registro, você receberá um pop-up que solicitará que você confirme se deseja excluir o registro.

Você pode clicar em Cancelar ou OK. Clicar em Cancelar o reverterá de volta à Visualização de detalhes do registro e não o excluirá. Clicar em OK acionará a exclusão do registro. Se você optar por excluir o registro, o registro será excluído e você será redirecionado para a Visualização de lista do módulo.

 

Método de exclusão de exibição de lista
Para excluir registros da visualização em lista, você pode selecionar os registros usando a opção da caixa de seleção no lado esquerdo da visualização. É possível selecionar registros individuais ou usar as opções ‘Selecionar esta página’ ou ‘Selecionar tudo’, para selecionar todos os registros da página ou todos os registros do módulo.

Assim que os registros forem selecionados para exclusão, você pode clicar no botão ‘Excluir’.

Ao clicar no botão excluir em um registro, você receberá um pop-up que exibirá o número de registros sendo excluídos e solicitará que você confirme se deseja excluir o registro.

Você pode clicar em Cancelar ou OK. Clicar em Cancelar o reverterá de volta à Visualização de detalhes do registro e não o excluirá. Clicar em OK acionará a exclusão do registro. Se você optar por excluir o registro, o registro será excluído e você será redirecionado para a Visualização de lista do módulo.

 

Atualização em massa de registros
Você pode atualizar os registros em massa na visualização em lista de qualquer módulo, desde que esta opção esteja disponível para você. Para atualizar os registros em massa, você deve verificar os registros na Visualização de lista e, em seguida, selecionar a opção ‘Atualização em massa’ no menu suspenso (próximo ao link de exclusão).

Clicar na opção de atualização em massa exibirá uma tela na parte inferior da Visualização de lista. Isso listará todos os campos que podem ser atualizados em massa por você.

Depois de preencher os campos que deseja atualizar em massa, você pode clicar em Atualizar ou Cancelar.

O cancelamento da atualização em massa cancelará todas as alterações e o redirecionará para a Visualização de lista do módulo. Clicar em atualizar atualizará todos os registros selecionados com as alterações especificadas.

 

Mesclando registros
Você pode mesclar registros da Visualização de Lista de qualquer módulo, desde que esta opção esteja disponível para você, ou por meio da Visualização de Detalhes se você seguir o processo ‘Encontrar Duplicados’.

 

Para mesclar registros, você deve verificar os registros na Visualização de Lista e selecionar a opção ‘Mesclar’ no menu suspenso (próximo ao link de exclusão).

Depois de clicar na opção ‘Mesclar’, você verá uma tela de mesclagem. Isso mostrará o registro primário e as duplicatas que você deseja mesclar com esse registro primário.

Você pode selecionar qual registro é o principal usando o botão ‘Definir como principal’ à direita da visualização de mesclagem. Você pode mover dados dos registros duplicados para o registro primário usando os botões <<.

Neste exemplo, movemos o nome e o sobrenome do registro duplicado para o registro principal.

Depois de fazer as alterações necessárias na tela de mesclagem, você pode clicar em Salvar mesclagem ou Cancelar.

Clicar em Cancelar descartará as alterações de mesclagem e o reverterá para a Visualização de lista desse módulo. Clicar em ‘Salvar mesclagem’ dará continuidade ao processo de mesclagem e solicitará que você informe que o registro duplicado será excluído.

Você pode clicar em ‘OK’ ou ‘Cancelar’. Clicar em Cancelar descartará as alterações de mesclagem e o reverterá para a Visualização de Lista desse módulo. Clicar em ‘OK’ salvará a mesclagem e o redirecionará para a Visualização de detalhes do registro mesclado.

Como pode ser visto no exemplo, a fusão foi concluída com sucesso. O nome e o sobrenome foram atualizados e todos os outros dados foram mantidos.

 

Importando Registros
É possível importar dados facilmente usando o User Import Wizard do SuiteCRM, fácil de usar. Há muitas dicas e sugestões conforme você avança no Assistente de importação sobre os requisitos de importação de dados e para as etapas adicionais do assistente.

 

Recursos do assistente de importação de usuário
Existem muitos recursos do Assistente de Importação que tornam mais fácil mapear os dados para os campos do CRM e também para futuras importações. Esses são:

• Arquivo.csv de amostra para facilitar a importação de dados – Use p arquivo .csv de amostra disponível como modelo para a importação de arquivos.
• Reter configurações de importações anteriores – Salvar/preservar propriedades de arquivos de importação, mapeamentos e duplicar índices de verificação de importações anteriores para facilitar o processo de importação de dados atuais.
• Capacidade de aceitar o nome do banco de dados e exibir rótulos de itens de campo suspensos e de seleção múltipla – Rótulos de campo, bem como nomes de banco de dados são aceitos e mapeados durante a importação, mas apenas os rótulos de campo são exibidos para facilidade de uso.
• Capacidade de aceitar nomes de usuários e nomes completos nos campos de usuário durante a importação e exportação de dados – Nomes completos dos usuários exibidos para Atribuído a e outros campos relacionados ao usuário no arquivo .csv exportado para facilitar a identificação dos registros do usuário.
• Capacidade de detectar automaticamente as propriedades do arquivo no arquivo de importação – Carregue arquivos de importação sem especificar as propriedades do arquivo, como tabulação, vírgula, aspas duplas e simples, formatos de data e hora, tornando o processo mais simples e rápido.
• Capacidade de importar contatos de fontes externas, como Google – Capacidade de importar contatos do Google para módulos de tipo pessoal, como Contatos, Lead e Alvos, relacionar os registros do SuiteCRM aos Contatos do Google e comunicar-se com o Contatos do Google a partir do SuiteCRM.

 

 

Passos para Importação de Dados:
Siga as etapas listadas abaixo para importar dados para um módulo, como Contas:

 

1. Selecione Importar na lista suspensa Ações nas opções do menu do módulo.
2. Isso exibe a Etapa 1 do processo de importação com um link para um modelo de arquivo de importação de amostra.
3. Carregue seu arquivo de importação para esta página usando o botão Procurar no campo Selecionar arquivo ou,
4. Opcionalmente, baixe o modelo disponível, exclua os dados existentes, insira seus dados e carregue para esta página usando o botão Navegar.
5. Clique em Avançar.
6. Isso exibe a Etap 2 (Confirmar propriedades do arquivo de importação).
7. A detecção automática de dados importados ocorre nesta etapa.
8. Clique no botão Exibir Propriedades do Arquivo de Importação para verificar e alterar os dados conforme necessário, se você notar irregularidades na tabela Confirmar Propriedades do Arquivo de Importação.
9. Clique em Ocultar propriedades do arquivo de importação para recolher o painel.
10. Clique em Avançar.
11. Isso exibe a Etapa 3: Confirmar mapeamentos de campo.
12. A tabela nesta página exibe todos os campos do módulo que podem ser mapeados para os dados no arquivo de importação.
13. Se o arquivo contiver uma linha de cabeçalho, as colunas no arquivo serão mapeadas para campos correspondentes.
14. Verifique o mapeamento correto e modifique se necessário.
15. Mapeie para todos os campos obrigatórios (indicados por um asterisco).
16. Clique em Avançar.
17. Isso exibe a Etapa 4: Verificar possíveis duplicatas.
18. Siga as instruções nesta página.
19. A Etapa 4 também oferece a opção de salvar as propriedades do arquivo de importação atual, mapeamentos e índices de verificação duplicados para importações futuras.
20. (Opcionalmente) Salve as configurações de importações.
21. Clique em Importar Agora.
22. Clique na guia Erros para verificar se há erros no processo. Siga as instruções para corrigir os problemas (se houver) e clique em Importar Novamente.
23. Isso exibe a Etapa 1 do processo de importação.
24. Siga todas as etapas do assistente até a Etapa 5.
25. Se a importação foi bem-sucedida, você pode visualizar todos os registros importados na Etapa 5.
26. Clique em Desfazer importação se você não estiver satisfeito com os registros importados,
27. Ou clique em Importar novamente para importar mais dados,
28. Ou clique em Sair para navegar até a página exibição em lista do módulo para o qual você importou seus registros.

Exportando Registros Você pode exportar registros SuiteCRM no formato .csv. Ao exportar registros do CRM, você receberá o arquivo .csv para fazer o download quando a exportação for concluída. Você pode salvar e abrir este arquivo em aplicativos como o Libre Office Calc ou o Microsoft Office Excel. O arquivo .csv é exibido em um formato tabular com colunas e linhas. Quando os dados são exportados do CRM, o ID do registro é incluído com todos os outros campos que são especificados na lista de exportação desse módulo. Você pode então usar o ID do registro como uma referência para executar uma importação ‘Criar novos registros e atualizar registros existentes’, conforme detalhado na seção Importando Registros do guia do usuário.

 

 

Exportando Registros:
Você pode exportar registros SuiteCRM no formato .csv. Ao exportar registros do CRM, você receberá o arquivo .csv para fazer o download quando a exportação for concluída. Você pode salvar e abrir este arquivo em aplicativos como o Libre Office Calc ou o Microsoft Office Excel.

 

O arquivo .csv é exibido em um formato tabular com colunas e linhas. Quando os dados são exportados do CRM, o ID do registro é incluído com todos os outros campos que são especificados na lista de exportação desse módulo. Você pode então usar o ID do registro como uma referência para executar uma importação ‘Criar novos registros e atualizar registros existentes’, conforme detalhado na seção Importando Registros do guia do usuário.

 

 

Etapas para exportar registros:

1. Selecione os registros de Visualização de lista na página inicial do módulo.
2. Selecione Exportar no menu suspenso Ações na Visualização de lista.
3. Para exportar todos os registros listados na página, clique em Selecionar localizado acima da lista de itens e selecione uma das seguintes opções:
4. Esta página. Para exportar todos os registros listados d=na página, selecione esta opção.
5. Todos os registros. Para exportar todos os registros da lista (se for mais de uma página), selecione esta opção.
6. Isso exibe uma caixa de diálogo Opening.csv.
7. Selecione Abrir para abrir o arquivo de exportação no formato .csv ou selecione Salvar em disco para salvar o arquivo.csv em sua máquina local.
8. Clique em OK para executar a operação. Se você optar por abrir o arquivo, o arquivo.csv será aberto no Microsoft Excel.
9. O arquivo contém todos os campos do módulo do qual você está exportando os dados.